Licytacja elektroniczna

Informacje dla Zamawiających


a) procedura 
Prowadząc postępowanie przetargowe o udzielenie zamówienia publicznego na niniejszej platformie, należy przestrzegać procedury porzez  wykonanie w poniższej kolejności 11 kroków:

  1. zarejestrować się w systemie (rejestracja)
  2. podpisać umowę o korzystaniu z platformy (umowa)
  3. zdefiniować zamówienie objęte zakresem ogłoszenia o zamówieniu (definicja)
  4. zaakceptować wygenerowaną treść ogłoszenia (ogłoszenie)
  5. zamieścić ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (opublikuj BZP) lub/i (opublikuj TED)
  6. opublikować ogłoszenie na stronie www.oppe.pl (opublikuj oppe)
  7. wygenerować zaproszenie do przetargu w trybie licytacji elektronicznej (zaproszenie)
  8. wsłać zaproszenia do potencjalnych wykonawców (wyślij)
  9. przypisać wykonawców do licytacji (przypisz)
  10. przyjąć i zweryfikować otrzymane dokumenty (akceptacja dokumentów)
  11. dopuścić wykonawców, którzy spełnili wymagane kryteria formalne dopuszczenia do licytacji   (dopuść)

Do czasu publikacji licytacji elektronicznej, Zamawiający może zmienić treść ogłoszenia o zamówieniu w pełnym jego zakresie z wyjątkiem nadanego numeru.
W toku licytacji Zamawiający może również przesyłać do Wykonawców wiadomości za pośrednictwem platformy (wyślij wiadomość). w trakcie licytacji. Informacja ta jest jawna i widoczna na stronie licytacji.
  
b) części postępowania

W postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej z wykorzystaniem niniejszej platformy przepisy wyróżniają dwie części:

  •   Część „tradycyjna”  przetargu publicznego w trybie licytacji elektronicznej

Po publikacji ogłoszenia, rozpoczyna się część tradycyjna przetargu.  W tej części Zamawiający otrzymuje w formie pisemnej od Wykonawców dokumenty, które warunkują dopuszczenie do licytacji. Ta część odbywa się poza niniejszą platformą zgodnie z art. 27 Prawo zamówień publicznych  i obejmuje postępowanie od momentu publikacji ogłoszenia do dopuszczenia do licytacji. Podkreślenia wymaga, iż poza niniejszą platformą przekazywane są też wnioski Wykonawców o dopuszczenie do udziału w licytacji oraz zaproszenia Zamawiającego do składania tych wniosków i wydane przez Zamawiającego dopuszczenia do licytacji.

  • Część „elektroniczna” przetargu publicznego w trybie licytacji elektronicznej

W tej części, Zamawiający otrzymuje oferty cenowe od Wykonawców drogą elektroniczną, zgodnie z art 77 ustawy – Prawo zamówień publicznych, za pośrednictwem niniejszej platformy.  Część ta trwa od daty otwarcia do czasu zamknięcia panelu licytacji służącego do składania ofert on-line.  

 c)  definicja zamówienia
Zgodnie z treścią art. 75 ust. 1, wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie licytacji elektronicznej następuje poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej Zamawiającego oraz na stronie, na której prowadzona jest licytacja.
Ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych Zamawiający zamieszcza za pośrednictwem portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych – poza niniejszą platformą.
Natomiast w celu utworzenia ogłoszenia na stronie internetowej, na której będzie prowadzona licytacja (a więc na niniejszej platformie), Zamawiający, po uprzedniej rejestracji i aktywacji jego konta w systemie, winien skorzystać z przycisku „nowe zamówienie”, znajdującego się w zakładce „moje zamówienia”.
Po wybraniu tej opcji, nastąpi automatyczne przeniesienie Zamawiajacego do formularza służącego wprowadzaniu informacji o warunkach zamówienia. Należy zwrócić uwagę, iż wprowadzenie informacji objętych formularzem będzie miał następujące skutki:

  • zostanie wygenerowane ogłoszenie o zamówieniu, które po naciśnięciu przycisku „opublikuj” zostanie zamieszczone na stronie internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna; 
  • opublikowane ogłoszenie będzie widoczne i gotowe do pobrania przez każdego zainteresowanego tym ogłoszeniem o zamówieniu; pobrać to ogłoszenie można przy użyciu znajdującego się na dole ekranu przycisku „pobierz w formacje PDF”
  • wprowadzone informacje (w szczególności terminy) będą podstawą do automatycznego przeprowadzenia części elektronicznej licytacji.  

d) terminy  
System licytacji elektronicznych przewiduje określenie terminu otwarcia licytacji poprzez wskazanie konkretnej daty, godziny i minuty, kiedy ma nastąpić otwarcie licytacji (termin sztywny)
Należy jednocześnie pamiętać, że zgodnie z art. 76 ust. 4, termin otwarcia licytacji nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszeń.
Zamawiający będzie miał możliwość ustalenia terminu zamknięcia licytacji jako upływu czasu od ostatniego postąpienia.    
 
e) publikacja ogłoszenia  
Wprowadzone w trybie tworzenia licytacji informacje stanowiące ogłoszenie o zamówieniu, początkowo nie są widoczne dla potencjalnych wykonawców. W celu ich udostępnienia, a tym samym publikacji ogłoszenia o zamówieniu, należy nacisnąć przycisk „opublikuj’,.
Prosimy mieć na uwadze, że informacje wprowadzone w formularzu muszą być tożsame z informacjami znajdującymi się w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych. W celu zapewnienia takiej zgodności, proponujemy zachować następującą kolejność czynności zamawiającego:
wprowadzić żądane informacje do formularza nowej licytacji generując ogłoszenie o zamówieniu w systemie (ogłoszenie nie będzie na razie opublikowane),
sprawdzić zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu znajdującym się na platformie z informacjami zawartymi w ogłoszeniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych, ewentualnie dokonać stosownych poprawek,
opublikować ogłoszenie przy pomocy przycisku „opublikuj’.  
. Proszę pamiętać, aby publikacja nie nastąpiła wcześniej, niż zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

f).  wprowadzenie terminu wysyłania zaproszeń  
Jednocześnie informujemy, że za termin przekazania zaproszeń należy uznać przesłanie zaproszenia w taki sposób, aby wykonawca mógł się z nim zapoznać. Co do zasady należy więc uznać, że dopiero doręczenie zaproszenia będzie stanowiło przekazanie.

g) przypisanie wykonawców do licytacji  
Po zarejestrowaniu aukcji zamawiający musi przypisać wykonawców do prowadzonej przez siebie licytacji. W tym celu należy skorzystać ze znajdującego się w górnej części ekranu przedstawiającego ogłoszenie o licytacji przycisku „przypisz dostawcę”. Dodawanie wykonawcy odbywa się poprzez wpisanie jego „loginu” (wykonawca jest obowiązany zarejestrować się na stronie platformy i przesłać wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
 

Informacje dla Wykonawców

a) procedura 
Wykonawca chcąc wziąć udział w  postępowaniu przetargowym o udzielenie zamówienia publicznego w trybie licytacji elektronicznej jest zobowiązany do przestrzegnia procedury W poprzez  wykonanie w poniższej kolejności 5 kroków:

  1. zarejestrować się w systemie (rejestracja)
  2. podpisać umowę o korzystaniu z platformy (umowa)
  3. pobrać treść ogłoszenia (pobierz)
  4. przygotować i wysłać wymagane dokumenty (dokumenty)
  5. pobrać, wypełnic i wysłać wniosek o dopuszczenie do licytacji elektonicznej (wniosek)
  6. potwierdzić otrzymanie kodu dostępu do licytacji (potwierdzenie)
  7. zalogować się w panelu dostawcy do licytacji do danego zamówienia w określonym terminie (login)
  8. składać oferty cenowe na warunkach podanych przez Zamawiającego w ogłoszeniu (licytuj)

Wykonawcy w trakcie trwania licytacji mogą  wysyłać wiadomości do Zamawiającego, które są widoczne dla wszystkich wykonawców.

 b) tryby postępowania

W postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji elektronicznej z wykorzystaniem niniejszej platformy przepisy wyróżniają dwie części:

  •   Część „tradycyjna”  przetargu publicznego w trybie licytacji elektronicznej

Po publikacji ogłoszenia, rozpoczyna się część tradycyjna przetargu. Ta część odbywa się poza niniejszą platformą zgodnie z art. 27 Prawo zamówień publicznych  i obejmuje postępowanie od momentu publikacji ogłoszenia do dopuszczenia Wykonawcy do przetargu. W tej części Wykonawca przygotowuje w formie pisemnej wymagane dokumenty, które warunkują dopuszczenie do licytacji i wysyła je do Zamawiającego. Wykonawcy wysyłają też w formie pisemnej wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji.

  • Część „elektroniczna” przetargu publicznego w trybie licytacji elektronicznej

W tej części Wykonawcy otrzymują elektroniczne kody dostępu do  licytacji, które umozliwią zalogowanie się do strony licytacji w odpowiednim czasie oraz składanie ofert cenowych drogą elektroniczną, zgodnie z art 77 ustawy – Prawo zamówień publicznych, za pośrednictwem niniejszej platformy.  Część ta trwa od daty otwarcia do czasu zamknięcia panelu licytacji służącego do składania ofert on-line.

c) składanie postąpień
 W toku licytacji elektronicznej Wykonawcy składają kolejne postąpienia. W licytacji jednoetapowej, możliwość składania postąpień istnieje od czasu otwarcia licytacji do czasu jej zamknięcia. W przypadku licytacji wieloetapowej, postąpienia składa się w okresie pomiędzy czasem rozpoczęcia a czasem zakończenia poszczególnych etapów (nie jest możliwe składanie postąpień w trakcie przerw pomiędzy poszczególnymi etapami)

W celu uczestniczenia w przetargu w trybie licytacji elektronicznej, Wykonawca dopuszczony do licytacji, winien wpisać kod dostępu, które otrzymał po dopuszczeniu go przez Zamawiającego do licytacji, na adres e-mail podany podczas rejestracji.
W celu złożenia postąpienia, Wykonawca wpisuje w oknie licytacji,  wysokość  oferty a następnie naciska przycisk „złóż postąpienie”.

Podkreślenia wymaga zasada, że system nie przyjmie postąpienia, którego wysokość jest mniejsza od minimalnego postąpienia, określonego w ogłoszeniu o zamówieniu. Wysokość postąpienia jest liczona w odniesieniu do najkorzystniejszej oferty złożonej w danej licytacji. Jednocześnie system nie przyjmie postąpienia, jeżeli zaproponowana cena oferty będzie mniej korzystna niż cena oferty najkorzystniejszej.